AFAS

Anslut Exopen till AFAS Profit för att automatiskt hämta bokföring, kund- och leverantörsreskontra, projekt och produkter.

Steg 1: Förbered AFAS

Uppsättningen görs av en AFAS-administratör i Profit. Exopen skapar inte App Connectorn åt er.

1. Ge användaren behörighet till administrationerna

Gå till Algemeen → Beheer → Autorisatie tool → Onderhoud gebruikers och öppna den användare som token ska skapas för. På fliken Lid van groep ska användaren tillhöra en grupp som är behörig till de administrationer ni vill följa upp, till exempel ADM - Alle administraties. Logga ut och in igen efteråt.

Behörighet till ett urval räcker — Exopen visar då de administrationer användaren ser.

tips

Saknas behörigheten helt fungerar kopplingen ändå, men bolagsnamnen blir sämre. Se Så identifierar Exopen bolagen.

2. Skapa en App Connector

Gå till Algemeen → Beheer → App connector och klicka Nieuw. Välj typen App connector, token-typen Classic token, och en Gebruikersgroep som användaren från steg 1 tillhör. Geblokkeerd ska vara avbockad.

Använd inte befintliga systemkonnektorer som AFAS Payment Service eller BI odata connector — de saknar API-nycklar eller aktiverade GetConnectors.

3. Aktivera konnektorerna

På fliken GetConnectoren, aktivera konnektorerna nedan. AppConnectorSubject är inget GetConnector — den läggs till på fliken Connectoren.

Konnektor	Nivå	Används för	Utan den
Profit_Accounts	Krävs	Kontoplan	Inget kan rapporteras
Profit_Creditor	Krävs	Leverantörer	Inga leverantörer
Profit_Creditor_Invoices	Krävs	Leverantörsfakturor	Inga leverantörsfakturor
Profit_Currency	Krävs	Valutor, och basvalutan varje juridisk enhet redovisar i	Juridiska enheter kan inte skapas
Profit_Debtor	Krävs	Kunder	Inga kunder
Profit_Debtor_Invoices	Krävs	Kundfakturor	Inga kundfakturor
Profit_Period_balance	Krävs	Ingående balanser	Siffrorna börjar på noll
Profit_Transactions	Krävs	Verifikationer, huvudboken allt annat läses mot	Ingen bokföring alls
Profit_Administrations	Rekommenderas	Bolagsnamn och koder, hämtade direkt från AFAS	Bolagsnamnen härleds ur bokföringen i stället, och ersätts av de riktiga när tokenanvändaren blir behörig till administrationerna i Autorisatie tool
Profit_periods_per_administration	Rekommenderas	Räkenskapsår och låsta perioder	Stängda månader markeras inte som stängda
AppConnectorSubject	Valfri	Nedladdning av själva bilagefilerna	Bilagor kan listas men filerna går inte att öppna
Profit_Article	Valfri	Produkter	Inga produkter
Profit_CostCentre	Valfri	Kostnadsställen	Inga kostnadsställen
Profit_Projects	Valfri	Projekt	Inga projekt
Profit_SalesorderLines	Valfri	Kundorderrader	Inga kundorderrader
Profit_Salesorders	Valfri	Kundorder	Inga kundorder
Profit_Subject_Attachments	Valfri	Vilka fakturor som har bilagor	Fakturor visar inga bilagor
Profit_SubjectFile	Valfri	Kopplingar mellan fakturor och deras bilagor	Bilagor kan inte kopplas till sin faktura

Listan kommer direkt från Exopen och visar vad varje konnektor används till. Saknas en valfri konnektor fungerar kopplingen ändå, utan just den funktionen — lägg till den senare så fylls datat på vid nästa körning.

4. Skapa en classic token

På fliken Gebruikerstokens, klicka Nieuw, välj användaren och slutför guiden. Token ser ut så här:

<token><version>1</version><data>CB322B7F51C04E42B907EC37A9ED6665...</data></token>

varning

Kopiera hela XML-strängen direkt. AFAS visar den bara en gång.

Steg 2: Skapa datakälla i Exopen

1. Logga in på Exopens portal.

2. Gå till Datakällor och klicka på Ny datakälla.

3. Välj AFAS i listan över tillgängliga integrationer.

4. Fyll i Miljö-ID och Classic token, och klicka på Nästa.

   Miljö-ID hittar ni i er AFAS-inloggnings-URL. Både O12345AA och 12345 fungerar, och Exopen känner själv av om miljön är produktion, accept eller test.

5. Bocka för de bolag ni vill följa upp i Exopen, och klicka på Lägg till datakälla.

   Listan visar en rad per administration, med AFAS eget nummer och organisationsnumret där Exopen hittat det. Ni får en datakälla som täcker de valda bolagen.

När datakällan är skapad startas en initial datakörning automatiskt. Den tar mellan trettio minuter och ett par timmar beroende på datamängd.

info

En administration i AFAS är en bokföringsenhet, inte nödvändigtvis ett bolag. Tomma administrationer och elimineringsadministrationer visas i listan men är inte förbockade.

Vill ni ändra urvalet senare, kontakta support@exopen.se. Att lägga till ett bolag går snabbt — data för samtliga administrationer synkas redan.

Så identifierar Exopen bolagen

Vilka namn ni ser i listan beror på vad token kommer åt.

Med behörighet till administrationerna hämtar Exopen namnen direkt från AFAS. Det är det normala fallet och ger de mest kompletta uppgifterna.

Utan den behörigheten returnerar AFAS en tom lista med administrationer, trots att all bokföring går att läsa. Exopen härleder då bolagen ur bokföringen i stället — via mellanhavanden mellan koncernbolagen och via organisations- och skattenummer i verifikationerna. Namn som inte går att härleda visas som Administration 3 och går ändå att välja.

Det är också den enda begränsningen som inte går att komma runt: en administration helt utan bokföring syns inte i listan, eftersom det inte finns något att härleda den ur. Ge behörigheten om ni behöver följa upp ett bolag som ännu inte har bokfört något.

Härledda namn ersätts automatiskt av de riktiga så snart behörigheten är på plats. Ni behöver inte göra om något.