Skapa en startsida med Exopen for Excel
Riktad till: rapportbyggare som vill skapa en gemensam startsida och dela ut den till organisationen.
Vad är en startsida?
En startsida är den första vy en användare möter när de öppnar filen. Den är inte något särskilt filformat, utan en Excel-arbetsbok som du bygger och delar ut brett. Du kan bygga den hur enkel eller avancerad du vill:
Helt statisk sida. Bara text, bilder och din egen layout, utan någon Exopen-data. Bra för en ren välkomst- eller översiktssida.
Dynamisk sida med ExoFunctions. Använder Exopen-funktioner som hämtar innehåll och data automatiskt. Bra när startsidan ska visa färska nyckeltal.
När någon öppnar filen öppnas Exopen-sidopanelen automatiskt, och en dynamisk startsida laddar sin data utan att användaren behöver klicka på något.
Översikt över stegen
- Bygg din startsida, statisk eller dynamisk.
- Ge rätt användare tillgång, till exempel hela organisationen.
- Dela ut filen, via SharePoint, intranät eller direkt.
Steg 1: Bygg din startsida
Bygg startsidan i Excel. Det här är första intrycket, så håll det överskådligt och tydligt.
Vill du ha en statisk sida lägger du bara in text, bilder och din layout. Vill du ha en dynamisk sida lägger du till de ExoFunctions och urval (selections) som ska hämta och visa data. En dynamisk startsida kör sina funktioner automatiskt när filen öppnas med hjälp av ExoPublish, så användaren ser färsk data direkt.
- Samla det viktigaste högst upp.
- Lägg gärna in korta instruktioner för den som är ny.
- Testa att sidan visas och, för dynamiska sidor, laddar som du tänkt.
Öppna tillägget en gång
För att sidopanelen ska öppnas automatiskt för andra som öppnar filen behöver du som bygger startsidan öppna Exopen-tillägget minst en gång medan filen är öppen. Det talar om för arbetsboken att alltid öppna tillägget när den öppnas. Spara sedan filen så att inställningen följer med.
Steg 2: Ge användarna tillgång
För en dynamisk startsida som hämtar Exopen-data behöver användaren ha tillgång i Exopen, annars kan tillägget inte ladda data åt dem. Tillgång styrs via grupper.
För en startsida som ska nå brett ger du ofta tillgång till alla, till exempel genom en grupp som hela organisationen tillhör. Hur du hanterar grupper och tillgång beskrivs i guiden Onboarda användare.
En helt statisk startsida utan Exopen-data kräver ingen sådan tillgång, då räcker det att mottagaren kan öppna själva Excel-filen.
Steg 3: Dela ut filen
Dela ut startsidan på det sätt som passar er. Två vanliga sätt:
Alternativ A: Lägg filen i SharePoint
- Lägg Excel-filen i SharePoint, till exempel i ett team eller på en gemensam plats.
- Länka till SharePoint-filen från ert intranät eller annan kanal ni använder för att nå medarbetarna.
Alternativ B: Dela filen direkt
Du kan också dela filen direkt, till exempel genom att skicka den eller en länk till mottagaren.
I båda fallen gäller samma sak: när mottagaren öppnar filen öppnas Exopen-sidopanelen automatiskt. För en dynamisk startsida laddas data automatiskt, förutsatt att mottagaren har tillägget installerat och tillgång enligt steg 2.
Sammanfattning
Bygg startsidan en gång, statisk eller dynamisk, ge berörda användare tillgång om den hämtar Exopen-data, och dela ut filen via SharePoint, intranät eller direkt. När någon öppnar filen öppnas sidopanelen automatiskt och en dynamisk startsida visar färsk data direkt.